Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp “chuẩn không cần chỉnh”

Liên hệ: chupanhnoithat.vn@gmail.com

Hotline: 0909.8383.62
  1. Trang chủ ❯​​​​​​​
  2. Kiến thức nhiếp ảnh ❯​​​​​​​
  3. Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp “chuẩn không cần chỉnh”
Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp “chuẩn không cần chỉnh”

Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp “chuẩn không cần chỉnh”

             Có rất nhiều loại hình sự kiện khác nhau như: hội thảo, khai trương, giới thiệu sản phẩm, tiệc cuối năm, tiệc cưới… Nhiều người thường chỉ biết đến một sự kiện dựa vào những hình ảnh chụp hình sự kiện. Tuy nhiên, trên thực tế mỗi 1 sự kiện đều có những yêu cầu, đặc trưng riêng và bao gồm rất nhiều công đoạn khác nhau. Nếu muốn thành công, sự kiện cần phải được tiến hành tổ chức theo một quy trình nhất định. 
             Vậy một quy trình chuẩn khi tổ chức sự kiện sẽ bao gồm những bước nào? Cần phải chuẩn bị những gì để sự kiện được diễn ra thành công? Cùng đọc bài viết này để có câu trả lời nhé!
Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp “chuẩn không cần chỉnh”


Quy trình 8 bước để có một sự kiện thành công


Bước 1: Nghiên cứu sự kiện
              Trước khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn cần nghiên cứu và đưa ra các thông tin cơ bản nhất về sự kiện sắp tổ chức. Mọi loại hình sự kiện từ lễ khai trương, ra mắt sản phẩm mới, khởi công – động thổ… đều cần có những thông tin sau:
  • Chủ đề chính của chương trình
  • Mục tiêu tổ chức
  • Thông điệp của sự kiện
  • Đối tượng và số lượng khách mời tham dự
  • Thời gian tổ chức
  • Ngân sách dự kiến
  • Sự khác biệt của sản phẩm/ dịch vụ đối với đối thủ

Bước 2: Sáng tạo ý tưởng
              Sau khi đã nghiên cứu và nắm rõ các yêu cầu cơ bản, suy nghĩ về ý tưởng chương trình chính là bước tiếp theo bạn cần thực hiện trong quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
Ý tưởng tổ chức sự kiện vừa phải đảm bảo phù hợp với chủ đề, mục tiêu, sản phẩm/dịch vụ...Đồng thời phải thật sáng tạo, độc đáo để thu hút và gây ấn tượng với khách tham dự.
              Đối với các công ty tổ chức event thì ý tưởng chính là điểm tạo nên sự khác biệt giữa các agency với nhau. Ý tưởng sẽ được công ty sự kiện thể hiện trên proposal (sản phẩm event trên giấy tờ), sau đó gửi cho khách hàng kèm theo bảng báo giá. Tuy nhiên, một ý tưởng hay cũng chưa thể đảm bảo thành công cho sự kiện mà còn phụ thuộc rất nhiều vào sự chuyên nghiệp trong khâu tổ chức.

 
Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp “chuẩn không cần chỉnh”

Bước 3: Thiết kế sự kiện
Thiết kế sự kiện chính là việc cụ thể hóa ý tưởng, với các công việc cần được thực hiện gồm:
  • Lựa chọn địa điểm tổ chức
  • Xác định thời gian tổ chức
  • Xác định chủ đề (concept) chương trình
  • Xây dựng kịch bản chi tiết (các hoạt động và thời gian diễn ra)
  • Thiết kế hình ảnh chương trình
  • Lên ý tưởng để chụp sự kiện

Bước 4: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Lập kế hoạch là việc cụ thể hóa quy trình tổ chức sự kiện một cách chi tiết nhất. Các vấn đề cần quan tâm khi lập kế hoạch tổ chức event gồm:
  • Nhân lực sự kiện.
  • Thiết bị sự kiện.
  • Phương thức vận chuyển.
  • Ngân sách dự kiến.
  • Phân tích rủi ro và dự phòng phương án giải quyết.
Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp “chuẩn không cần chỉnh”

Bước 5: Thực hiện kế hoạch tổ chức sự kiện
                Đây là lúc bạn cần tiến hành liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ để chuẩn bị các hạng mục nhân sự, thiết bị, in ấn… cho sự kiện. Quá trình này thường mất ít nhất 2 tuần để thực hiện, gồm các hoạt động như thuê MC, PG, ca sĩ, nhóm múa, in banner, lắp đặt standee, thuê dịch vụ chụp ảnh, quay phim sự kiện, chuẩn bị đồng phục, quà tặng… Cần lưu ý kiểm soát chặt chẽ quá trình làm việc với các nhà cung cấp để hạn chế mọi rủi ro bất ngờ có thể xảy ra. ( Bước này trong quy trình tổ chức sự kiện cần tập trung và tính toán cẩn thận )

Bước 6: Dàn dựng sự kiện
Trước khi sự kiện diễn ra 1 – 2 ngày, công tác dàn dựng cần được chuẩn bị và thực hiện chu đáo. Bạn nên có sẵn một bảng checklist những công việc cần làm để theo dõi tiến độ thực hiện, đồng thời tránh việc bỏ sót bất cứ hạng mục nào.

Bước 7: Tiến hành thực hiện sự kiện
               Thời điểm chương trình sự kiện bắt đầu “chạy” chính là minh chứng rõ nhất cho thấy quy trình tổ chức sự kiện của bạn có chuẩn chỉnh, hoàn hảo hay không. 
               Sau khi đã lập kế hoạch, chuẩn bị, dàn dựng rất chu đáo, thì khi sự kiện diễn ra, bạn vẫn luôn cần có mặt để giám sát, điều phối nhân sự và kịp thời giải quyết những tình huống bất ngờ phát sinh trong sự kiện. 

 
Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp “chuẩn không cần chỉnh”

Bước 8: Kết thúc sự kiện
                Khi sự kiện kết thúc, thiết bị, đồ đạc sẽ được vận chuyển về kho, địa điểm tổ chức cần được dọn dẹp, vệ sinh sạch sẽ. Công việc tiếp theo là tiến hành thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp.
                Tuy nhiên, điều quan trọng của bước cuối cùng trong quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chính là khi sự kiện kết thúc, các bộ phận cần viết báo cáo và họp rút kinh nghiệm để tránh những sai sót cho những sự kiện tiếp theo. 
                Hy vọng bài viết quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chỉ với 8 bước này sẽ giúp các bạn có thêm kiến thức để có thể tổ chức những sự kiện cho riêng mình thật chuyên nghiệp, hoàn hảo với chi phí phù hợp nhất. Để có thể truyền thông về sự kiện được tốt hơn, bạn có thể tham khảo dịch vụ chụp ảnh sự kiện tại đây:


Hình Ảnh Những Dự Án Đã Thực Hiện: CHỤP NỘI THẤT <= Click Here

Tư Vấn & Book Lịch Chụp Ảnh:   0909.8383.62

Bảng Giá Chụp Hình Nội Thất:
Báo Giá Dịch Vụ Chụp Ảnh Nội Thất - Căn Hộ - Khách Sạn - Resort
 
Xem tiếp
0909.8383.62
Tư vấn chụp ảnh
Hoặc
Hỏi thêm thông tin
Hoặc gọi trực tiếp vào Hotline (24/7) 0909.8383.62